Technische Dokumentation

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Die Technische Dokumentation in der Analyse

Als Grundlage unserer Beratung sehen wir uns zunächst Ihre Technische Redaktion genauer an. Welches Fachwissen ist in Ihrem Haus vorhanden? Wie strukturieren Ihre Redakteure ihre Arbeit?

Technische Dokumentationen müssen nicht nur redaktionell überzeugen. Auch die Form, in der sie aufbereitet sind, ist entscheidend. Sie bestimmt die Ausgabe der Dokumentation an den Nutzer. Gleichzeitig beeinflusst sie die Frage nach der Weiterverarbeitung der dadurch entstandenen Daten. In unserer Beratung erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, welche Art der Informationsverarbeitung für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

In Schulungen und Workshops bringen wir Ihren Redakteuren unsere Best-Practice-Regeln für Technische Dokumentation näher. Dazu gehört die Beratung hinsichtlich leserorientierter Strukturierung der Texte für eine bessere Verständlichkeit. Redakteure müssen Zielgruppen erkennen und analysieren, um die Texte für deren Bedürfnisse optimiert zur Verfügung stellen zu können. Auch die Einhaltung von Normen und anerkannten Standards ist ein Teil der Anforderung an Technische Dokumentation, die wir Ihnen in den Schulungen kompakt vermitteln.

Zielgruppenanalyse

Technische Dokumentation richtet sich immer an eine bestimmte Lesergruppe, die mit dem Produkt arbeiten soll. Diese Nutzer können sehr inhomogen sein, d. h. unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse vorweisen. Vom Experten, der in einem Handbuch nur schnell einen bestimmten spezifischen Sachverhalt nachschlagen will, bis hin zum Anfänger, der sich erstmals mit einem eventuell komplexen Sachthema befassen muss, ist alles möglich.

Deshalb ist eine entsprechende Analyse der Nutzer unabdingbar. Folgende Fragen stellen sich:

  • Wer ist der Leser des Dokuments?
  • Welches Vorwissen, welche Ausbildung und Erfahrungen hat er bereits oder können vorausgesetzt werden?
  • Was ist der Zweck des Dokuments und welches Ziel soll erreicht werden?
  • Wer macht wann was mit dem Produkt?

Nur wenn alle diese Fragen ausreichend untersucht wurden, ist der Technische Redakteur in der Lage, eine benutzergerechte Dokumentation zu erstellen.

Wir stellen diese Fragen, bevor wir mit dem Erstellen einer Dokumentation beginnen.

Dokumentenanalyse

Oft stellt sich die Frage, ob die vorhandene Technische Dokumentation den gesetzlichen und normativen Ansprüchen genügt.

Unsere Experten analysieren Ihre bestehende Technische Dokumentation und können Sie beraten in Bezug auf:

  • CE-Konformität und Produkthaftung
  • Einhaltung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
  • Einhaltung der Norm DIN EN 82079-1 „Erstellen von Gebrauchsanleitungen“
  • Risikobeurteilungen nach DIN EN ISO 12100
  • Erstellen von Redaktionsleitfäden
  • Erstellen von Schwachstellenanalysen für Ihre Technische Dokumentation
  • Leserorientierte Strukturierung und Aufbereitung von Information
  • Erstellen von Konzepten zur Realisierung von neuen Prozessen
  • Erstellen von Konzepten für das Informationsmanagement (Single-Source-Publishing und Content Management Systeme, XML/DITA)
  • Einführung von Translation Memory Systemen (TMS), Terminologiearbeit und Übersetzungsprozessen

Nicht nur Technische Dokumentation

In Unternehmen werden die unterschiedlichsten Dokumente erstellt. Das, was wir Ihnen zur Gestaltung guter, leserorientierter Dokumente beratend vermitteln können, ist auf viele Bereiche der Dokumente eines Unternehmens übertragbar, wie z. B.:

  • Dokumente des Qualitätsmanagements, wie Arbeitsanweisungen (SOPs), Verfahrensanweisungen, Qualitätsmanagement-Handbuch, etc.,
  • Interne Dokumente, wie Lastenhefte, Pflichtenhefte, Konzepte, Studien und andere  Dokumente aus den verschiedensten Unternehmensbereichen,
  • Allgemeine Dokumente der Unternehmenskommunikation, wie z. B. Berichte, Protokolle, Mails, etc.
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