Die Einführung einer vollkommen neuen Software ist nicht immer die beste und kostengünstigste Lösung. Sinnvoller ist häufig das Anpassen und Erweitern der vorhandenen Standardsoftware.
MS-Office Produkte können über VBA-Programmierung an spezielle Aufgaben angepasst werden und Routinearbeiten erleichtern. Mit gut aufgebauten Dokumentvorlagen lassen sich einheitliche Dokumente effektiv erstellen. Der Export nach HTML und die Erstellung von Online-Hilfen wird mit guten Vorlagen erheblich erleichtert.
FrameMaker ist ein leistungsfähiges Produkt zur Erstellung Technischer Dokumentation. Die neueste Version unterstützt auch DITA und XML „out of the box“.
XML bietet ein zukunftssicheres und herstellerunabhängiges offenes Format für die Technische Dokumentation. Über Transformationsprozesse (XSLT) können die Quelltexte in verschiedene Ausgabemedien überführt werden. Editoren wie XMetaL lassen sich erweitern und an spezielle Bedürfnisse oder Prozessschritte anpassen.